КАК ПОДГОТОВИТЬСЯ К ПРОВЕРКЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ПО ТРУДУ

Вхождение Республики Крым и города Севастополя в состав Российской Федерации поставило перед юристами Крыма и города Севастополя, оказывающим юридические услуги предприятиям, новые задачи.

Необходимость приведения документации предприятий в соответствие с требованиями законодательства РФ стало насущной проблемой юристов Севастополя и Крыма.

Относительное спокойствие, вызванное отсутствием проверок контролирующими органами, наблюдаемое в период 2014-2015 года, подходит к концу. В 2016 году ситуация в корне изменится и к такому повороту юристы предприятия должны быть подготовлены в полном объеме.

Достаточно перечислить только перечень контролирующих органов, чтобы понять, что работы у юристов Севастополя и Крыма добавиться:

– Роскомнадзор (плановые проверки – раз в 3 года, внеплановые – сколько угодно, величины штрафа: до 300000 рублей, лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет.);

– Фонд социального страхования и Пенсионный Фонд РФ (плановые проверки – 1 раз в три года, величины штрафа: от 1000 рублей до 10% от суммы страховых взносов);

– Военный комиссариат (периодичность плановых проверок в организациях с численностью работающих свыше 500 человек – ежегодно; в остальных – не реже одного раза в 3 года, величина штрафов от 300 до 1 000 руб). и это далеко не полный перечень, не упоминаем прокуратуру, МВД, МЧС и другие силовые ведомства.

Мы в данной статье обратим внимание на подготовку предприятия к проверке Федеральной Государственной инспекции по труду (далее – ФГИТ).

Распространено мнение, что трудовая инспекция может прийти в организацию с проверкой, только если от работника организации поступила жалоба на работодателя. Однако это не совсем так. ФГИТ предоставлено право, проводить проверки соблюдения работодателями законодательства о труде. Эти проверки могут быть как плановыми, так и внеплановыми. Плановая ревизия проводится по инициативе ФГИТ и не чаще одного раза в 3 года, в то время как внеплановая проверка связана с жалобами сотрудников или расследованием несчастного случая на производстве и количеством не ограниченна.
Первый вариант контроля носит в основном профилактический характер. Организацию инспектируют в целях предотвращения нарушений прав сотрудников, выборочно проверяя соответствие кадровой документации и условий работы Трудовому кодексу РФ. Обычно о такой проверке сообщается за несколько дней до ее начала.
Порядок проведения внеплановых проверок, а также любых официальных ревизий закреплен ст. 7 Закона N 134-ФЗ. Так, внеплановый или контрольный визит ревизора ФГИТ может произойти по фактам выявленных нарушений в ходе регламентированных мероприятий либо на основании заявления от юридических лиц (например, соседней организации) или сотрудника проверяемой компании. Реже случается, что инспекторы посещают компанию по ходатайству Федеральной налоговой службы или внебюджетных фондов.

Таким образом, основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:
– планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
– факты несчастных случаев на производстве;
– обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
– информация, поступившая от правоохранительных органов, и т.п.

Как же подготовиться к проверке ФГИТ? Наши юристы рекомендуют следующие действия. Разберем их пошагово:

Подготовка к проверке.

 

Шаг 1. Проверить состав документов

Трудовая инспекция «работает» по двум направлениям:
проверяет все документы по трудовым отношениям (можно сказать, по
кадровой работе) и связанные с охраной труда.
Поэтому прежде всего проверьте, все ли необходимые по закону бумаги имеются в вашей компании. Именно их запросят для проверки инспекторы.
К кадровым документам относятся прежде всего: учредительные документы, коллективный договор, все, что касается оплаты труда (положение о премировании, о надбавках, расчетные листы), правила внутреннего трудового распорядка. Трудовые договоры, штатное расписание (форма № Т-3), табели учета рабочего времени и расчета зарплаты (формы № Т-12 и 13), больничные листы. График отпусков, личные карточки, приказы. Трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Из документов второй группы можно назвать инструкции по охране труда, документы, подтверждающие прохождение работниками обучения, медосмотров, журнала инструктажа по технике безопасности.

 

Шаг 2. Проверяем участок “кадровая первичка”

Очень часто в компаниях произвольно оформляют документы. Это формы приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и других документов по учету кадров, расчету рабочего времени и оплате труда. «Самодеятельность» компаний приводит к тому, что в документы забывают включить важнейшие условия, которые есть в законе.
Например, в приказах многие не пишут, на основную работу принят работник или на работу по совместительству. С какого числа, он обязан приступить к работе или с какого числа уволен. В штатных расписаниях, составленных не по форме, подчас забывают указать оклады или количество штатных единиц по должности или даже часть должностей.

 

Шаг 3. Проверяем трудовые договоры

Трудовые договоры с работниками инспекторы изучают особенно внимательно. В статье 57 Трудового кодекса есть перечень существенных условий. Проверьте, есть ли такие условия в ваших документах. Также обратите внимание: использовать в трудовом договоре формулировки «с оплатой согласно штатному расписанию» без точного указания размера оклада (тарифной ставки) нельзя. Это незаконно, так как нарушает статью 57 Трудового кодекса; установить на период испытательного срока меньшую зарплату тоже не совсем правильно – нарушается требование статьи 132 Трудового кодекса о равной оплате за равный труд; в срочных трудовых договорах обязательно нужно указать основание его срочности (ст. 59 Трудового кодекса).

Трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками!

 

Шаг 4. Проверяем локальные внутренние документы

Это коллективный договор (если он есть на предприятии), Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда и премировании, Положение о защите персональных данных, Положение о коммерческой тайне.
При этом они: 1) должны быть составлены в строгом соответствии с законом;
2) не должны ухудшать положение работника по сравнению с правилами закона; не должны противоречить друг другу. Сопоставьте эти документы с трудовыми договорами. Вы вполне можете обнаружить, например, что для одних и тех же должностей существуют разные режимы работы. В трудовом договоре – гибкий график, а в Правилах – сменная работа. Сопоставьте также штатное расписание, Положение об оплате труда и премирования с трудовыми договорами. Можете обнаружить разные системы оплаты труда и разные даты получения зарплаты. Это тоже нередкое явление.

 

Шаг 5. Проверяем участок «Отпуска»

На этом участке проверьте:1) все ли работники ходили в отпуск за последние годы;2) соблюдался ли при этом график отпусков; 3) всем ли правильно выплачивали отпускные. Если какие-то деньги не доплатили, то обязательно сделайте это сейчас. График отпусков надо утвердить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Проверьте эту дату. Отпуска должны быть не меньше чем установлено законом. А если по заявлению работника ежегодный отпуск делился, то хотя бы одна его часть не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК). В этой связи имеет смысл проверить работников, которые предпочитают «гулять» частями. Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то в этот документ надо внести соответствующие изменения по приказам и заявлениям работников. По статье 122 Трудового кодекса, отпуск должен предоставляться ежегодно. А не пускать в отпуск больше двух лет совсем нельзя. Если у вас в компании есть работники, давно не бывавшие в отпуске, лучше будет дать им его сейчас.

 

Шаг 6. Проверяем участок «Зарплата»

Наиболее внимательно к проверке нужно подготовить все документы на участке «Зарплата». Инспекторы непременно проверят даты выдачи денег. По общему правилу их должно быть две с интервалом полмесяца. Время и место выдачи должны быть обозначены в Правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовых договорах. При проверке всегда смотрят, какого размера зарплаты установлены для работников. Не ниже ли они установленного законом минимума. У некоторых работодателей обнаруживают факты незаконного оформления понижения заработной платы – просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание. Это недопустимо. Ведь зарплата – существенное условие трудового договора. А он – двустороннее соглашение сторон. Условия договора могут изменяться только по обоюдному согласию работника и работодателя, а не директором по желанию.
Если работники помимо оклада получают и надбавки (премии, комиссионные), у фирмы обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчета и начисления этих денег (Положение об оплате труда и премировании, о надбавках). Проверьте, все ли компания выплатила работникам при увольнении(зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск). Если за расчетом бывший сотрудник не явился, у работодателя должны быть почтовые квитки об отправке уведомления о том, что надо прийти за заработанным.

 

Шаг 7. Проверяем трудовые книжки

Они должны быть заполнены по Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые утвердило Правительство в постановлении от 16 апреля 2003 г. № 225. И Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69. Две самые распространенные ошибки при заполнении:
1) кадровики, проставляя запись об увольнении, вместо пунктов статьи 77 Трудового кодекса делают ссылки на статьи 78, 79, 80;
2) работники не заверяют своей подписью запись об увольнении в трудовой книжке.
Убедитесь, не хранятся ли в компании трудовые книжки уволенных работников. Если это так, то немедленно отправьте «забывчивым» уведомления. Пусть или заберут, или дадут письменное согласие на пересылку книжки по почте.

 

Шаг 8. Проверяем договоры о материальной ответственности

Инспекторы, прежде всего уточнят, какие должности занимают работники, с которыми фирма подписала такие договоры. Будет лучше, если инспектор не встретит в вашей фирме договоры о полной материальной ответственности со сторожами, водителями, бухгалтерами и иными ненадлежащими лицами.

Возместить в полном размере причиненный компании ущерб могут руководитель фирмы, его заместители и главный бухгалтер. Но по условиям, которые установлены в трудовом договоре (а не в договоре о полной материальной ответственности!) – статья 243 Трудового кодекса. Проверьте свои документы о материальной ответственности.

 

Возможные последствия проверки

Руководителя компании инспекция имеет право привлечь к административной ответственности, если его действия подпадают по условия статей 5.27 (часть 1)–5.34 и 5.44 Кодекса об административных правонарушениях: за нарушение требований законов о труде. Для этого инспектор составляет протокол. Где должно быть указано: кто вынес, на кого (ФИО, средняя зарплата, домашний адрес), что установлено в результате проверки, объяснение по поводу нарушений. После этого выносится постановление о назначении административного взыскания (штраф от 5 до 50 МРОТ). Если деньги не поступят, придут судебные приставы–исполнители. Ведь постановление трудовой инспекции – это исполнительный документ (п. 6 ст. 7 Закона «Об исполнительном производстве»). А вот если нарушение подпадает под статьи 19.4 (часть 1)–19.7, 5.27 (часть 2), 5.42 (часть 1, 2), то привлекать к ответственности будет суд. И последствия повесомее – вплоть до дисквалификации руководителя на три года.
Кроме того, инспекция обратится в суд, если компания не выполнит предписание – не заплатит все причитающиеся работникам деньги, не восстановит незаконно уволенных. Именно там решат, сколько взыскать с компании, чтобы исправить все нарушения.

 

Надеемся, что консультация юристов, предоставленная в данной статье, поможет Вам самостоятельно подготовиться к проверкам Государственной инспекции по труду и избежать негативных последствий проверок и штрафов. В случае, если Вам необходима профессиональная поддержка, юристы юридической фирмы всегда готовы прийти Вам на помощь.